Wij helpen u bij het professionaliseren van uw Gemeentelijk vastgoedbedrijf
Onze werkwijze
Het gemeentelijk vastgoed/grondbedrijf is geen reguliere vastgoed/grondbeheerorganisatie. De portefeuille wordt bepaald en beïnvloed door gemeentelijk beleid en politieke kleur. Onze adviseurs weten wat dit spanningsveld met zich meebrengt en hebben een simpele en effectieve methodiek ontwikkeld om uw vastgoedbedrijf naar een hoger beheersingsniveau te tillen. Hoe doen wij dat? Wij maken in korte tijd een SWOT analyse van de drie pijlers: Beleid, Organisatie en Informatie(systemen).
Door een snelle scan vergelijken wij de huidige positie van de drie pijlers (IST) met de noodzakelijke positie (SOLL), rekening houdende met de specifieke omstandigheden van uw organisatie.
Het uitgangspunt is altijd “Good Governance” en “Best Practices”. Hierbij wordt o.a. aandacht besteed aan de volgende deelcomponenten van de 3 door ons geanalyseerde pijlers.
BELEID
(afgeleid is uit de gemeentelijke organisatiedoelen, wettelijke kaders en regelgeving)
Vastgoed & Grondbeleid en verordeningen (inclusief beslisboomschema van wanneer aanhouden, afstoten, aankopen of herbestemmen)
Verhuurbeleid (wanneer, in welk vorm, prijs- en indexatieberekeningsmethode, standaarden, formats)
Leegstandbeleid
Onderhoudsbeleid (welk objecten en op welk NEN-onderhoudsniveau onderbouwd met
MOP-beheerplannen)
Duurzaamheidsbeleid
Verzekeringsbeleid
Wet markt en overheid (kostprijsdekkend mits)
Vennootschapsbelasting Vpb
BBV, jaarverslaggevingsregels, activering-, afschrijving-, waarderingsregels en accountantscontroledossier vereisten
Aanbestedingsregels bij inkoop tbv o.a. onderhoud en investeringen
Monumentaal status (rijk, provincie, gemeente, Unesco) en bijbehorende verplichtingen
Spelregels Wet BiBOB
Rechten en plichten huurder en verhuurder, demarcatielijsten en standaardformat
ORGANISATIE
(afgestemd op het beleid van vastgoed en grondbeheer)
Processen (primaire, ondersteunende en controlerende)
Richtlijnen, werkinstructies, te hanteren voorgeschreven gestandaardiseerde sjablonen en formats die juridisch correct zijn
Taken, rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van 1e lijn directbetrokkenen, 2e lijn interne controlefunctionarissen, 3e lijn verbijzonderde interne controleafdeling, 4e lijn externe accountant en toezichthouders, management, college, raad, rekenkamer en provincie
Mandaat, accounthouderschap, krediet en budgetbeheer
Algemene, specifieke en geautomatiseerde interne beheersingsmaatregelen o.b.v. proces(doel)risicokaart
AO/IC/IB
(Verbijzonderde) Interne Controle plannen
Systemen (hard- en software)
Digitale Mappenstructuur
Capaciteit (aantal en kwaliteitsniveau) en personeelsbeleid
Teamplan, speerpunten en accounthouderschap
INFORMATIE(SYSTEMEN)
Vastgoed/Grond-objectdetailinformatie (locatie, fysieke, contract, relatie en financiële gegevens)
Kwaliteit en juistheid van contract en relatie-informatie
MOP-onderhoudsplanning en voorzieningenstand
Automatische facturatie-module
Vastgoed/grond-object dossiers (digitaal met een mappenstructuur)
Aansluiting en realtime koppeling vastgoed/ grondbeheersysteem (object- en contract-beheersysteem) met:
a) MOP-module
b) Automatische facturatie-module
c) Zaaksysteem en digitale vastgoeddossiers
d) Financiële administratie (grootboek balans en exploitatie, activasubadm., ohw-investeringsprojectadm., voorzieningensubadm. en subsidiesubadm)
e) Verzekeringenadministratie,
f) WOZ-administratie,
g) BPR, KvK, BAG, Kadaster, en
h) reguliere P&C documenten (jaarbegroting, tussentijdse rapportages, jaarrekening), en
i) de IV3-CBS-rapportages, fiscale VPB-aangiftes en subsidieverantwoordingen.
Vastgoedmanagement rapportages en P&C-documenten voor een juiste sturing, beheersing, verantwoording en monitoring.
Ontwikkelagenda
Onze aanpak is simpel en doeltreffend, project- en procesmatig. Wij inventariseren en analyseren de vastgoedadministratie en organisatie, de contracten en het bouwtechnische deel. Ook analyseren wij hoe er wordt gerapporteerd en/of dat beter kan. Vervolgens wordt er een ontwikkelagenda voor de gemeentelijk vastgoedorganisatie opgesteld. Uit deze agenda blijkt wat er moet gebeuren en binnen welke tijdspanne en door wie. Het uitgangspunt hierbij is “Good Governance” (sturen, beheersen, verantwoorden en control) die zich in de dagelijkse praktijk heeft bewezen.
Basis op orde brengen: Samen met uw organisatie
Onze missie is het samen met de betreffende gemeente(lijke samenwerkingsverband), op orde brengen van het vastgoed/grondbeheer. Dit doen wij door een systematisch bedrijfsmatige aanpak waarbij het uitgangspunt is dat je pas sturing kunt geven aan de portefeuille op het moment dat de Basis op Orde is. Als wij bij uw gemeente(lijke samenwerkingsverband) aan de slag gaan, proberen wij onszelf zo snel mogelijk overbodig te maken. Wij doen het namelijk niet alleen. Wij werken voor de gemeentes, met gemeentes. Wij werken snel, effectief en maken de gemeentelijke organisatie deelgenoot van het verbetertraject. Geen jarenlange inhuur, uw organisatie wordt opgeleid en geholpen om zelfstandig te kunnen functioneren als professioneel gemeentelijk vastgoed/grondbedrijf.