Hulp en advies, Informatie, Organisatie en Beleid

Bij onze pragmatische en gestructureerde aanpak, die gericht is op 3 pijlers (vastgoedbeleid, organisatiestructuur en informatiestromen), worden de daarvoor vereiste deelcomponenten (onderstaande organisatievraagstukken) voor uw specifieke organisatie concreet en zichtbaar gemaakt, en worden samen met uw organisatieleden de manco’s systematisch opgelost.

• Weten wat je hebt aan de inzet van je vastgoed-/grondportefeuille als instrument voor het risicogericht, kans bewust en optimaal bereiken van je organisatiedoelen.
• Weten welke vastgoed/grondobjecten je vanuit een bestuurlijk vastgesteld adequaat vastgoed/grondbeleidskader met een duidelijk beslisboomschema moet aanhouden, afstoten of juist moet aankopen (legitimiteit van je vastgoed/grondobjecten bepalen).
• Weten wat de organisatiebreed bestuurlijk vastgestelde gewenste onderhoudsniveau en duurzaamheidsopgave is, wanneer je een object moet verhuren, in erfpacht of in bruikleen moet geven, hoe de (huur-/erfpacht/opstal-) prijs- en indexatieberekeningen tot stand moeten komen (kostprijsdekkende of marktconforme huur), welke contractvormen en juridisch verantwoorde standaardsjablonen gehanteerd moeten worden en wat het verzekeringsbeleid per vastgoedsoort is.
• Weten hoe je om moet gaan met leegstandbeheer en verhogen van de bezettingsgraad van je vastgoedobjecten.
• Weten welk organisatiestructuur (taken, rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden), welke primaire en ondersteunende vastgoedbedrijfsprocessen en welke ondersteunende realtime (met de financiële administratie gekoppelde) vastgoedbeheersystemen (object- en contract-beheersysteem, MOP-module, digitale vastgoeddossiers, zaaksystemen etc.) minimaal noodzakelijk zijn voor een juiste sturing, beheersing, verantwoording en monitoring.
• Uitgaande van je organisatiedoelen, weten welke: financiële en niet-financiële risico’s en kansen je als vastgoedbedrijf loopt (in beeld gebracht met een Risicokaart met kans en effect), en algemene, specifieke en geautomatiseerde interne beheersingsmaatregelen per vastgoedproces nodig zijn (risico georiënteerde en procesgerichte Administratieve Organisatie en Interne Controle/Beheersingsplan), zodat deze maatregelen zodanig ingeregeld worden waardoor de direct betrokken (1e lijn), de interne controlefunctionaris (2e lijn), de verbijzonder interne controleafdeling (3e lijn), de externe accountant (4e lijn), het management, het college en de raad op een risico- en kans-gerichte, doelmatige, doeltreffende en rechtmatige wijze kan opereren.
• Weten van de actuele opbouw van je vastgoed/grondportefeuille (maatschappelijk, bedrijfseconomische en strategische vastgoedsoorten, objectfuncties, welke begrotingsprogramma’s hiermee worden bediend, fysieke en conditiegesteldheid, verhuurbare eenheid, monumentaal status etc.) en wie de betreffende integrale accounthouder/kredietbeheerder per object is.
• Weten wat je als vastgoed/grondbedrijf je financiële (directe en indirecte) object gebonden exploitatiebudgetten, investeringskredieten, voorzieningen, onderhanden investeringsprojecten en de ontvangen en achteraf te verantwoorden externe subsidies zijn en hoe deze zijn gelinkt met je beheerde vastgoed/grondobjecten, en hoe de realisatie en de afwijkingen t.o.v. begroting te verklaren zijn.
• Weten van het financieel rendement (= opbrengsten -/- kosten), de financiële boekwaarde, de woz-waarde, de verzekerde waarde, de marktwaarde van je vastgoedobjecten, de daarbij behorende kaders vanuit nationale wet- en regelgeving (GW, BBV, Wet Markt en Overheid, Vpb) en vanuit lokale activerings- en afschrijvingsbeleid bij investeringen(projecten) en onderhoud om de juiste keuzes te maken.
• Weten van het huidige en gewenste onderhoudsniveau per vastgoedobject, de meerjarig eigenaren onderhoudsplanning die minimaal om de vier jaar door de raad met onderbouwende beheersplannen geactualiseerd moet worden, en de vastgestelde en actuele stand van je meerjarig eigenaren onderhoudsvoorzieningen die jaarlijks voor de jaarrekening onderbouwd en toereikend moeten zijn.
• Weten hoe je subsidies en bijdrages voor investeringen en/of onderhoud succesvol kan aanvragen en tussentijds en achteraf moet verantwoorden.
• Weten wat de voor het eigen vastgoed/grondbedrijf minimaal noodzakelijke informatiebehoeften (inhoud, vorm en frequenties) zijn en hoelang resp. hoe deze digitaal bewaard moeten worden.
• Weten wat je in (tussentijdse) managementrapportages richting het management, in de interne verantwoording richting het college en in de externe P&C-stukken (actieve meldingsplicht, begroting, tussentijdse en eindverantwoording) richting de gemeenteraad, provincie, rijk, CBS (IV3) en de fiscus (VpB), en in de subsidieverantwoordingen richting de externe subsidieverleners moet verantwoorden of rapporteren.

Natuurlijk hebben wij de reeds geboekte successen niet alleen bereikt! We hebben dit met onze kennis, ervaring en specialisme samen met onze klanten gedaan.